La transition numérique est en marche et bouleverse quelquefois des habitudes bien ancrées. Si l’on se dirige vers une entreprise 100% numérique, est-ce que cela suppose qu’il faille se débarrasser de ses factures papier et autres archives d’entreprise ? Mise au point.
Transition numérique et archives papier : que dit la loi ?
On peut dire que la législation est un peu ambigüe en la matière.
Depuis toujours, on exhorte les entrepreneurs à conserver leurs archives papier, parce que ces dernières, selon leur nature, possèdent pendant une certaine période une valeur de preuve (valeur probatoire).
Mais la loi sur la transition numérique suppose que l’entreprise d’aujourd’hui doit oublier le support papier et tout ce qui est physique, pour digitaliser son fonctionnement. Il est, par exemple, désormais obligatoire, quelle que soit la taille de l’entreprise, d’envoyer ses factures, par voie numérique (mail).
Les raisons de la mise en place de cette loi sont simples : permettre aux entreprises françaises de gagner du temps en adoptant de nouveaux process, limiter les coûts de fonctionnement et avoir une meilleure visibilité sur Internet, lieu où se font la majorité des achats et des recherches préalables.
Alors, papier ou numérique ? En fait ; et c’est là où le bât blesse ; il faut que l’entrepreneur prenne l’habitude de conserver les deux, en adoptant une excellente gestion de ces données. Concrètement, comment faire ?
Comment réussir son archivage en entreprise ?
Quand un document n’a plus de valeur légale, il est possible de le supprimer. Si les entrepreneurs en ont conscience, ils n’arrivent pas toujours à distinguer, entre deux documents commerciaux ou civils ; ceux qui doivent être conservés 2 ans de ceux qui doivent être conservés plus longtemps. Angoissés à l’idée de commettre une erreur et de ne pas pouvoir présenter le document, ils gardent tout.
Tant mieux si les archives sont bien ordonnées et rangées. Cela leur prend simplement de la place. Mais qu’en est-il quand un chef d’entreprise ; débordé par ses tâches quotidiennes ; n’a pas veillé à trouver un système de classement efficace ? Si cela n’était pas vraiment un problème ; à moins qu’il ait reçu la lettre du contrôleur fiscal lui annonçant sa venue avec une liste pléthorique de documents à consulter ; qu’en est-il désormais, avec la transition numérique. Il faudrait, pour pouvoir être totalement opérationnel, numériser chaque document de valeur, se trouvant dans la salle des archives et leur donner bon ordre…
Les entreprises d’archivage viennent heureusement au secours des chefs d’entreprise dépassés par cette nouvelle façon de procéder. Archives papier ou numériques, elles peuvent se charger de tout (en savoir plus). Après avoir récolé les archives (fait le tri, pour ne conserver que les papiers encore valides), elles vont ordonner et indexer tous les documents, avant de faire un inventaire.
Elles pourront même procéder à la numérisation et trouver une politique d’archivage ou e-gestion que l’entreprise pourra, par la suite appliquer. Si vous avez besoin d’être formés à cet effet, cela est tout à fait possible.
Quant à vos documents papiers, s’ils doivent être conservés ; rien n’indique dans la loi que cela doit être dans l’entreprise. Pourquoi ne pas profiter de la place qu’ils occupent actuellement, en demandant le transfert d’archives ?